Od 1 stycznia 2025 roku o tradycyjnych listach poleconych będzie można zapomnieć. Wprowadzony zostanie nowy system kontaktu z urzędami i przedstawicielami zawodów zaufania publicznego. Nowy system to pierwszy krok do ograniczenia papierowej korespondencji, a przede wszystkim milionowe oszczędności.
Czym jest system e-Doręczeń?
Nowa metoda e-Doręczenia to sposób na szybszą i bezpieczną wymianę listów między podmiotami publicznymi a przedsiębiorstwami i obywatelami. Ma za zadanie zastąpić tradycyjny sposób komunikacji i usprawnić kontakt z administracją publiczną. Nowe rozwiązanie będzie działało na podobnej zasadzie, co dotychczasowa przesyłka polecona ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru lub doręczeniem osobistym. System e-Doręczeń ma na celu zabezpieczenie obiegu ważnych dokumentów w zapisie cyfrowym, jednocześnie ogranicza wykorzystanie papieru i związanych z jego wykorzystaniem kosztów. Osoby wykluczone cyfrowo nie muszą się martwić o nowe rozwiązania, ponieważ w trosce o ich komfort przewiduje się tzw. publiczną usługę hybrydową (PUH). W tych wyjątkowych przypadkach listy ze strony podmiotów będą docierały w tradycyjnej formie, natomiast urząd będzie zapisywał je wyłącznie cyfrowo.
Zobacz także:
Kto będzie zobowiązany do korzystania z systemu e-Doręczeń?
Do posiadania skrzynek w ramach systemu e-Doręczeń zobligowane są tysiące osób i podmiotów. W tej sytuacji ważny jest Komunikat Ministra Cyfryzacji z dnia 12 lipca 2024 r., który ustanawia termin wdrożenia rozwiązań technicznych niezbędnych dla powodzenia całego procesu. Komunikat wskazuje datę 1 stycznia 2025 r. jako dzień wprowadzenia e-Doręczeń dla pierwszej grupy podmiotów. Na blogu mddp-outsourcing.pl możemy przeczytać, kogo dokładnie będą dotyczyły zmiany:
Zmiany od 1 stycznia 2025 r. dotyczą:
- osób wykonujących zawody zaufania publicznego (adwokaci, radcy prawni, doradcy podatkowi, doradcy restrukturyzacyjni, rzecznicy patentowi, notariusze);
- podmiotów niepublicznych rejestrujących się w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) od 1 stycznia 2025 r.;
- podmiotów niepublicznych składających wniosek o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG);
- organów administracji rządowej oraz jednostek budżetowych obsługujących te organy;
- innych organów władzy publicznej, w tym organów kontroli państwowej i ochrony prawa, oraz jednostek budżetowych obsługujących te organy;
- Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) i zarządzanych przez niego funduszy oraz Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (KRUS) i jej funduszy;
- Narodowego Funduszu Zdrowia (NFZ);
- agencji wykonawczych, instytucji gospodarki budżetowej, państwowych funduszy celowych, samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej, uczelni publicznych, Polskiej Akademii Nauk oraz jej jednostek organizacyjnych, państwowych i samorządowych instytucji kultury oraz innych osób prawnych utworzonych na podstawie odrębnych ustaw do realizacji zadań publicznych;
- jednostek samorządu terytorialnego i ich związków, związków metropolitalnych oraz samorządowych zakładów budżetowych – w zakresie publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego.
Jak założyć adres do systemu e-Doręczeń?
Aby móc korzystać z systemu e-Doręczeń należy zarejestrować się w Bazie Adresów Elektronicznych, aby założyć tam swój adres. To publiczny rejestr prowadzony przez ministra właściwego ds. cyfryzacji. Można znaleźć w nim wszystkie adresy e-Doręczeń należące do podmiotów publicznych, obywateli i przedsiębiorców. Po wpisaniu swojego adresu do bazy, urzędy korzystające z tego systemu będą przesyłały swoją korespondencje wyłącznie w ten sposób. W przypadku przedsiębiorców korzystających z adresu u publicznego dostawcy nie trzeba już składać oddzielnego wniosku o wpis do Bazy Adresów Elektronicznych. Aktywowanie stworzonego dla siebie adresu automatycznie dołącza nas do bazy. Natomiast w sytuacji adresu u niepublicznego doręczyciela konieczne jest złożenie prośby o wpis. W momencie aktywowania adresu przedsiębiorca otrzyma bezpłatny dostęp do skrzynki e-Doręczeń, który pozwoli na wysyłanie, odbieranie i magazynowanie wiadomości oraz stały dostęp do Bazy Adresów Elektronicznych. Właściciel firmy zarejestrowany w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej może zarządzać skrzynką samodzielnie lub wybrać do tego koordynatora. Do obowiązków przedsiębiorców umieszczonych w Krajowym Rejestrze Sądowym należy wyznaczenie administratora skrzynki.
