Wśród zgromadzonych przez lata różnego rodzaju formularzy, zaświadczeń, umów i pism, istnieje wiele takich, których pod żadnym pozorem nie powinniśmy się pozbywać. Zanim więc głębiej sięgniesz do szuflady i postanowisz powiększyć swoją domową przestrzeń, to w pierwszej kolejności upewnij się, czy aby na pewno nie będą ci już potrzebne.
Których dokumentów nie powinniśmy wyrzucać?
Choć w dzisiejszych czasach wiele dokumentów zostało przeniesionych do przenośników elektronicznych, to należy pamiętać, że w niektórych sytuacjach, wersje papierowe również mają swoje istotne znaczenie. Chodzi tu przede wszystkim o ważne akta potwierdzające:
Zobacz także:
- datę i miejsce urodzenia,
- zawarte małżeństwa,
- dyplomy ukończenia szkół,
- ubezpieczenia,
- dokumentacje kredytowe,
- oraz wszystkie te dokumenty, które mogą nam się przydać w przyszłych poszukiwaniach pracy, ubieganiu się o należną emeryturę, u lekarzy-specjalistów lub potwierdzą przeprowadzenie ważnych transakcji.
Jak najlepiej przechować ważne dokumenty?
Kluczem do sukcesu w odnalezieniu się w zebranej dokumentacji jest jej odpowiednia organizacja. Na pewno zdarzyło ci się kiedyś zgubić ważne pismo wśród setek innych, dlatego wszystkie najważniejsze dokumenty dobrze jest posegregować według ich priorytetowości. Możesz podzielić je ze względu na kilka głównych kategorii, na przykład:
- dokumenty osobiste, tj. akt urodzenia, małżeństwa, umowy z pracy/studiów;
- dokumenty dotyczące zdrowia, tj. historia leczenia, wyniki przeprowadzonych w przeszłości badań;
- dokumenty dotyczące finansów, tj. rachunki domowe, umowy kredytowe czy inne ważne gwarancje.
Podział na kategorie to jeden z najprostszych sposobów na zachowanie porządku. Tak pogrupowane dokumenty możesz przechowywać między innymi w odpowiednio podpisanych wcześniej segregatorach, teczkach czy pudełkach. Możliwości jest naprawdę wiele.
Pamiętaj, aby lepiej nie przechowywać ważnych dokumentów w piwnicy ani innych wilgotnych pomieszczeniach, ponieważ papier może się wówczas łatwo zniszczyć. Jeśli jednak brakuje ci wolnej przestrzeni i musisz wynieść je poza mury swojego domu, należy je odpowiednio zabezpieczyć przed niesprzyjającymi warunkami. Przydatne w takim przypadku mogą okazać się foliowe opakowania, które są odporne na wilgoć i z pewnością ochronią ważne pisma przed jej wpływem.
Jak długo przechowywać dokumenty?
Odpowiednie zabezpieczenie dokumentów to jedno, ale należy bardzo ostrożnie podejść do kwestii długości przechowywania niektórych z nich. Często z obawy przed wyrzuceniem ważnego pisma, gromadzimy nawet te, które w przyszłości wcale nie okażą się już przydatne. Taki system prowadzi wyłącznie do bałaganu. Choć zachowanie większości z nich nie jest w żaden sposób uregulowane prawnie, to w niektórych przypadkach może okazać się pomocne. Zasada ta tyczy się zarówno osób prywatnych, jak i przedsiębiorców, które prowadzą stosowną dokumentację w związku z prowadzeniem działalności gospodarczej. Wówczas okres, przez który należy mieć w gotowości najważniejsze dokumenty, obowiązuje przez 5 lat.
Jak pozbyć się niepotrzebnych dokumentów?
Po pięciu latach, kiedy już będziesz mógł pozbyć się niepotrzebnych pism, należy również pomyśleć o ich bezpiecznym i odpowiednim zniszczeniu. W takim przypadku, lepiej nie zostawiać ich w koszach na śmieci. Mogłoby to doprowadzić do niechcianego przejęcia naszych danych przez inne, nieznane nam osoby, a w konsekwencji do kradzieży tożsamości. Jeśli na twoim dokumencie znajduje się twoje imię, nazwisko, adres, data urodzenia czy numer PESEL, do zniszczenia takiego pisma najlepiej wykorzystać specjalną niszczarkę. To powszechnie dostępne w sklepach urządzenie sprawi, że ważne dane zostaną poszatkowane na drobne paski. Wówczas będziemy pewni, że nikt niepożądany nie zdoła ich już wykorzystać.
